Salah 1 work scope aku ialah terima invoice/claim dari vendor. Aku nak share tips dari pandangan client yang terima invoice korang. Berguna untuk bahagian finance kot. Atau cuba korang clarify kenapa jadi isu bawah ni. Btw, aku takda background finance pun tu sebab aku tak faham kerja korang..
1. Pastikan invoice korang simple je
Please jangan letak information yang tak diperlukan. Sebab kalau salah information tu or kadang2 korang sendiri malas nak update kan, korang jangan pulak cakap “ala tu sampingan je, boleh je abaikan” Korang yang nak letak bagi nampak penuh invoice tu kan, makesure betol la. Sebab kalau kena audit, dorang tanya, kitorang ni nak jawab apa.. hmm walaupun information wajib semua betol.
Tapi pernah jugak vendor ni hantar invoice tulisan kecik, separuh A4 je guna.. hahahaha adoi
2. Invoice dalam 1 page
Tandatangan di muka surat yang ada “jumlah nak di claim” tu & tolong tinggalkan ruang untuk client cop & approve jugak. Kalau nak letak summary cummulative bayaran yang dah terima, buat sebagai attachment. Tapi pastikan update dan betol kiraan.
3. Minima kan jumlah orang yang tandatangan.
Kadang2 ada yang bagi alasan tak boleh hantar claim sebab tak cukup sign. Bila dapat claim dia, aduiiimak sampai 1 department kena sign rupanya sampai akak tea lady pun kalau boleh nak sign. Bincang la. Tak semestinya CEO/CFO/PM je. Sesiapa pun yang sign, duit tetap masuk dalam akaun company kan.
4. Pastikan ada tandatangan.
Kalau vendor yang atas tu hobi kumpul tandatangan, vendor yang ni semua takut nak tandatangan pulak. Hello siapa yang claim ni? Alien ke?
5. Suruh client check soft copy invoice
Kalau payment tu milestone, 1st invoice tu boleh hantar draf mintak client remark mana information yang perlu ada, mana tak cukup perlu tambah. Susah sangat client banyak cekadak, apa kata kau mintak contoh invoice dari client, bentuk yang dia nak. Haaa kau tukar letter head je.
6. Jangan kau fikir client A dengan B sama
Tolong lah jangan cakap “oo dengan client B, buat macam ni ok je.” EH, kau pergi lah claim dekat client tu. Even 1 company tapi project lain2 pun, tetap berbeza information yang client ni nak tengok. Lain bos, lain view dia.
7. Kalau proses time 20 hari, bagi lah masa.
Jangan la setiap hari kau email. Tak cukup email, kau call pulak, wassap lagi. 4 hari sekali ok la. Tau korang dah siapkan kerja on time, So nak payment on time. Tapi client pun ada stage untuk varified, bukan seorang je. Tambah kalau contract juta2. Kau bayangkan kalau ada 20 vendor, semua perangai macam tu, annoying tau!
8. Vendor kaya
Ada yang kaya sampai 5 tahun baru nak hantar claim. Tolonglah wei, kadang2 PIC yang nak varified pun dah takda. Rumit wei. Tapi sebagai client mesti nak bayar jugak sebab vendor tu dah buat kerja..
Well, ada je vendor yang A dalam invoice dia. Good job ;)
– Kerani garang
Hantar confession anda di sini -> www.iiumc.com/submit