Assalamualaikum dan salam sejahtera warga IIUM confession sekalian.
Saya N, pernah jadi ketua di sektor swasta dan sekarang sebagai seorang ketua kecik yang mempunyai ketua besar di sebuah jabatan sektor kerajaan. (Saya guna term ketua la ye, tak nak ada yang bergaduh kat komen pasal boss vs leader pula nanti.)
Kalau confession sebelum ni cerita masalah yang dihadapi oleh boss dengan beban yang dipertanggungjawabkan, saya nak confess tentang anak buah (subordinates) saya di pejabat ini yang sangat menyenangkan hati.
Anak buah saya tak ramai, dalam 15 orang terdiri daripada pelbagai skim – N, J dan S. Alhamdulillah, even rezeki naik pangkat lambat, tapi saya bersyukur dikurniakan anak buah dan ketua besar yang memudahkan kerja dan hari-hari saya.
Walaupun ada ketua besar, tetapi kebanyakan operasi pejabat diuruskan sepenuhnya oleh saya. Bukan sebab gila kuasa, tapi bab tu nanti saya selit sikit kemudian. So, macam mana nak dapat anak buah yang memudahkan kerja?
1. Kurangkan micromanage. Memang kehadiran dan keberadaan di pejabat itu penting, tapi siapkan kerja tepat pada masanya adalah lebih penting lagi. Takde halangan untuk online facebook atau instagram di pejabat tapi dengan syarat kerja semua dah siap. Boleh keluar minum pagi tapi bila diperlukan, ketua call, mesti angkat telefon dan masuk balik pejabat. Saya juga takde masalah kalau Technician nak datang ke pejabat dengan tshirt berkolar sebab faham cuaca panas bila buat lawatan tapak, tapi waktu program/ mesyuarat pastikan lengkap berpakaian formal. Jadi, mereka tidak akan rasa terkongkong dan happy untuk datang bekerja.
2. Walaupun tidak micromanage, tapi dalam masa yang sama, kita masih perlu beri contoh yang baik kepada anak buah. Tetap punch card awal sebelum waktu bekerja, rehat, solat dan makan dalam tempoh sejam (1-2 ptg), ikut etika berpakaian yang ditetapkan pekeliling, tidak curi tulang etc. So, secara tak langsung anak buah akan rasa segan dan ikut cara kita. Sekurang-kurangnya, kita tak rasa kekok nak tegur kesalahan mereka sebab kita dah tunjuk contoh yang baik.
3. Trust your subordinates. Kerja memang banyak, kalau kita nak buat seorang, sampai malam pun tak siap. So, delegate kerja yang bersesuaian kepada anak buah ikut kebolehan dan potensi masing-masing. Walaupun tugas kerani lebih kepada urusan fail, tapi saya beri peluang untuk dia draf surat dan memo pejabat. Kakitangan yang ada kelulusan/ capability tinggi, saya bagi peluang untuk sediakan minit mesyuarat dan siapkan laporan. Jadi, mereka akan rasa seronok bila dapat siapkan kerja yang mencabar. Even, bila mereka datang mengadu ada masalah, saya akan tanya balik, “So awak rasa apa yang patut dibuat untuk selesaikan masalah ni?” Bagi peluang mereka tonjolkan potensi dan selesaikan masalah sendiri.
4. Wujudkan suasana pejabat yang menyeronokkan. Subscribe Njoi, letak TV, Playstation dan meja pingpong di pejabat tapi dalam bilik yang berkunci. Buka hanya lepas waktu kerja. Celebrate birthday anak buah tiap bulan. Bila selalu sangat meeting kat office, saya belanja dan ajak anak buah untuk meeting di Starbucks atau kafe berdekatan pula. Sekali sekala kita perlukan suasana berbeza untuk hilangkan bosan bekerja.
5. Appreciate in public but confront in private. Bagi kredit, recognize their achievement, sebut nama mereka dalam meeting kalau kerja sempurna, jangan pujian dapat kat kita sorang je. Dalam masa sama, ambil tanggungjawab kalau anak buah dipersalahkan orang atasan, defend mereka, jangan kita pula salahkan mereka juga. Tapi balik nanti, panggil la masuk pejabat dan tegur secara baik. Biasa kalau dah tegur, marah pun tak jalan, guna je reverse psychology. So saya akan guna ayat, “Saya rasa nak bagi Anugerah Khidmat Cemerlang kat awak tahun ni. Tapi awak kena la buat kerja laju sikit. Boleh tak?” Biasanya berhasil cara ni.
6. Dan untuk anak buah yang rasa tertindas dengan ketua, tak salah untuk kita tegur ketua kita. Tegur secara baik dengan rasa hormat. Macam saya cerita di awal tadi, saya juga ada masalah ketua yang lepas tangan (masa memula dulu tapi sekarang dah okay). Apa yang saya buat, bila ketua minta saya wakilkan dia pergi meeting, saya bagi option untuk dia siapkan kerja saya yang pending, dan biasanya dia mengalah dan pilih untuk hadir meeting tu. Selain mendidik anak buah, kita juga boleh mendidik ketua pelan-pelan, libatkan dalam decision making, lama-lama dia cuba ambil tanggungjawab sepenuhnya.
Walaupun begitu, tak semua cara ni boleh apply kat semua tempat. Kena sesuaikan ikut kebijaksanaan ketua dan keperluan kerja. Belajar facilitation skills, negotiation skills dan paling penting, leadership skills. Kesan daripada apa yang saya buat selama lima tahun ni, anak buah happy untuk buat kerja, malah tak pernah berkira bila kena kerja lebih sampai hujung minggu. Sebabkan kita busy, kadang mereka yang ingatkan kerja-kerja kita. Even ada yang offer diri untuk bantu siapkan kerja-kerja kita. Masalah MIA, MC dan EL pun jarang-jarang ada bila mereka rasa seronok nak datang kerja.
Setiap masalah, ada penyelesaiannya. Ketua tu manusia, anak buah pun manusia juga. Kalau kita layan orang baik, orang pun akan layan kita baik. Banyakkan berdoa pada Allah untuk permudahkan urusan anak buah kita, urusan kita, dan saya harap semua yang baca ni juga boleh doakan semoga semua penjawat awam dipermudahkan urusan dan ikhlas dalam bekerja. Untuk semua anak buah kat pejabat yang saya sayang, terima kasih mewarnai hari-hari saya dengan karenah awak semua.
– Cik N
Hantar confession anda di sini -> www.iiumc.com/submit